MENCATAT PESAN TELPON

Untuk mempermudah komunikasi, setiap tempat telepon di kantor harus disediakan juga alat tulis dan lembar pesan telepon (LPT), untuk mencatat pesan telepon.

Hal-hal yang perlu diperhatikan ketika mencatat pesan yaitu :
1. mencatat tanggal, waktu, nama lengkap penelpon, nama perusahaan, nomor telepon, isi pesan untuk pimpinan, tanda tangan penerima telepon.
2. memindahkan segera ke lembar pesan telepon (LPT).
3. meletakkan pesan telepon diatas meja orang yang dituju atau diatas meja pimpinan agar mudah terlihat.
4. meletakkan pesan telepon pada tempatnya kembali.

Cara mencatat isi pesan, yaitu:
1. Jika pesan yang disampaikan panjang, tulislah inti atau pokok pembicaraanya saja. kalimat utama dicatat sedangkan kalimat penjelasnya tidak perlu sicatat.
2. diulangi kembali isi pesan (konfirmasi), garis besarnya saja, supaya terhindar dari kesalahan.
3. pesan dapat dibuat berupa bagan agar lebih praktis.